Vận chuyển hàng lạnh cần chuẩn bị những gì?

1. Hiểu rõ đặc tính từng loại hàng lạnh

Trước khi vận chuyển, người gửi cần xác định rõ mặt hàng thuộc loại nào trong nhóm hàng lạnh, bởi mỗi loại có yêu cầu bảo quản khác nhau về mức nhiệt, độ ẩm, thời gian lưu trữ và điều kiện vận chuyển. Việc hiểu đúng ngay từ đầu giúp lựa chọn phương tiện, bao bì và phương pháp giao nhận phù hợp, tránh rủi ro hư hỏng.

1.1 Phân loại hàng lạnh theo đặc điểm bảo quản

Hàng lạnh được chia thành 3 nhóm chính:

• Hàng mát: bảo quản ở mức 2°C đến 8°C, điển hình như rau củ, trái cây, sữa tươi, bánh kem.
• Hàng đông lạnh: yêu cầu nhiệt độ từ -18°C trở xuống, thường là thịt, hải sản, kem, thực phẩm chế biến sẵn.
• Hàng kiểm soát nhiệt độ đặc biệt: thường gặp trong ngành y tế - dược phẩm như vaccine, thuốc sinh học, cần điều kiện nghiêm ngặt 2-8°C hoặc dưới -70°C (đối với một số loại vaccine đặc biệt).

Mỗi nhóm hàng có độ nhạy cảm khác nhau với thời gian vận chuyển và sự thay đổi nhiệt độ, nên việc phân loại đúng là bước đầu tiên quan trọng.

1.2 Yêu cầu nhiệt độ lý tưởng cho từng loại hàng

Với hàng thực phẩm, nếu không giữ đúng nhiệt độ, vi sinh vật có hại có thể phát triển làm giảm chất lượng hoặc gây mất an toàn thực phẩm. Chẳng hạn, thịt đông lạnh nếu bị rã đông trong quá trình vận chuyển sẽ mất kết cấu, dễ nhiễm khuẩn và không thể cấp đông lại. Với rau củ quả, nếu bị lạnh quá mức lại gây úng, thâm đen. Tương tự, vaccine nếu vượt ngưỡng nhiệt độ cho phép sẽ mất hiệu lực hoàn toàn, không thể sử dụng. Do đó, cần có bảng kiểm tra tiêu chuẩn nhiệt độ lý tưởng cho từng loại hàng, kèm theo thiết bị giám sát trong suốt quá trình vận chuyển.

1.3 Những rủi ro thường gặp nếu không bảo quản đúng

Khi không nắm rõ đặc tính hàng hóa, người gửi dễ lựa chọn sai phương tiện hoặc đóng gói chưa phù hợp, dẫn đến nhiều sự cố nghiêm trọng. Ví dụ:

• Hàng đông lạnh bị giao bằng xe thường → rã đông, hư hỏng
• Rau củ bị bỏ vào thùng đá khô → đông đá, mất giá trị sử dụng
• Vaccine không có thiết bị giữ nhiệt liên tục → mất tác dụng

Ngoài thiệt hại về hàng hóa, người gửi còn có thể bị từ chối nhận hàng, phải hoàn lại đơn hoặc chịu bồi thường. Những rủi ro này hoàn toàn có thể tránh được nếu chủ động tìm hiểu và phân loại đúng loại hàng lạnh ngay từ đầu.

2. Chuẩn bị bao bì và vật liệu bảo quản phù hợp

Bao bì và vật liệu bảo quản là lớp bảo vệ trực tiếp giúp duy trì nhiệt độ ổn định cho hàng lạnh trong suốt hành trình vận chuyển. Nếu lựa chọn sai loại bao bì hoặc dùng không đúng cách, hàng hóa rất dễ bị biến chất, hư hỏng hoặc giảm giá trị thương phẩm, do đó, bước chuẩn bị vật tư này cần được đầu tư nghiêm túc, đặc biệt với các mặt hàng nhạy cảm hoặc có yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt.

2.1 Các loại thùng giữ nhiệt, thùng xốp, thùng đá khô

Tùy theo loại hàng và thời gian vận chuyển, người gửi có thể lựa chọn các loại bao bì giữ nhiệt phổ biến như:

• Thùng xốp EPS: thường dùng cho rau quả, sữa chua, hải sản sống; giá rẻ, nhẹ, giữ nhiệt ổn trong 6-12 giờ.
• Thùng nhựa giữ nhiệt chuyên dụng: có nắp khóa kín, khả năng bảo ôn tốt hơn, dùng cho hàng đi xa hoặc cần nhiệt độ ổn định lâu dài.
• Thùng carton cách nhiệt: dùng kết hợp với lớp lót bạc hoặc mút PE, phù hợp với các mặt hàng nhẹ, yêu cầu nhiệt độ mát.
• Thùng đá khô (dry ice box): thích hợp cho thực phẩm đông lạnh hoặc dược phẩm; đi kèm đá khô CO₂ để duy trì mức -18°C trở xuống.

Ngoài ra, các đơn vị vận tải chuyên tuyến còn có sẵn thùng lạnh gắn xe máy, container lạnh hoặc xe tải bảo ôn, giúp đảm bảo chuỗi lạnh xuyên suốt mà không cần đầu tư nhiều vào bao bì cá nhân.

2.2 Ưu nhược điểm của từng loại vật liệu bảo quản

Mỗi loại vật liệu đều có điểm mạnh và hạn chế riêng:

• Mút xốp (PE foam, PU foam): nhẹ, giữ nhiệt tốt, chống sốc nhưng khó phân hủy, không phù hợp với hàng cần thân thiện môi trường.
• Đá khô: giữ lạnh cực sâu (-78°C), không để lại nước nhưng dễ gây bỏng lạnh nếu tiếp xúc trực tiếp; cần đóng gói an toàn.
• Đá gel: phù hợp với hàng mát, có thể tái sử dụng; tuy nhiên khả năng duy trì nhiệt độ không sâu bằng đá khô.
• Màng nhôm cách nhiệt: giúp phản xạ nhiệt, giảm thất thoát nhưng phải dùng kèm với lớp bao gói khác để đảm bảo kín hơi.

Tùy loại hàng hóa, người gửi cần cân nhắc lựa chọn đúng vật liệu để vừa đảm bảo hiệu quả bảo quản, vừa tối ưu chi phí và hạn chế rác thải không cần thiết.

2.3 Mẹo chọn bao bì tiết kiệm mà vẫn hiệu quả

Nếu gửi hàng nội thành hoặc quãng đường ngắn, bạn có thể tận dụng thùng xốp nhỏ gọn, kết hợp với đá gel và màng bọc nilon để tiết kiệm chi phí. Với hàng đông lạnh đi xa, nên đầu tư thùng nhựa dày hoặc thùng chuyên dụng từ đơn vị vận chuyển để tiết kiệm lâu dài.

Ngoài ra, việc sắp xếp hàng gọn gàng, tận dụng không gian cũng giúp giảm số lượng thùng, tiết kiệm diện tích trên xe và tối ưu giá cước. Nếu không chắc chắn, bạn có thể yêu cầu đơn vị vận tải tư vấn hoặc hỗ trợ vật tư phù hợp theo loại hàng cụ thể.

3. Quy trình đóng gói hàng lạnh đúng kỹ thuật

Đóng gói đúng kỹ thuật không chỉ giúp bảo quản hàng hóa hiệu quả mà còn hạn chế va đập, tránh rò rỉ nước, giữ ổn định nhiệt độ trong suốt hành trình vận chuyển. Đây là bước bắt buộc trong chuỗi lạnh và cần được thực hiện cẩn thận, dù hàng đi gần hay đi xa.

3.1 Làm lạnh trước khi đóng gói

Trước khi đóng gói, hàng hóa phải được làm lạnh đến mức nhiệt cần thiết. Việc này giúp giữ nhiệt độ ổn định lâu hơn khi vận chuyển, đồng thời hạn chế tình trạng ngưng tụ hơi nước trong bao bì. Ví dụ, thịt cá nên được cấp đông trước; rau quả cần được làm mát ở nhiệt độ kho lạnh trước khi đưa vào thùng. Nếu hàng hóa còn ấm khi đóng gói, hơi nóng thoát ra sẽ nhanh chóng phá vỡ cấu trúc bảo ôn, làm đá tan nhanh và gây hư hỏng sản phẩm.

3.2 Cách xếp hàng để tối ưu thể tích và giữ nhiệt

Hàng hóa cần được sắp xếp gọn, sát nhau nhưng không ép chặt để không khí lạnh có thể luân chuyển đều. Đá khô hoặc đá gel nên được đặt xen kẽ giữa các lớp hàng, ở các góc và phía trên để hơi lạnh lan đều. Nếu dùng nhiều lớp đá, cần có lớp cách nhiệt hoặc lớp chống thấm để ngăn nước tan thấm vào sản phẩm.

Ngoài ra, với hàng có khả năng rò rỉ nước (như hải sản sống), cần đặt trong túi kín hoặc hộp nhựa có nắp để tránh nước thấm ra ngoài, làm ảnh hưởng đến các kiện hàng khác hoặc gây mất vệ sinh.

3.3 Cảnh báo cần dán ngoài kiện hàng

Sau khi đóng gói xong, kiện hàng cần được dán nhãn cảnh báo rõ ràng để đơn vị vận chuyển xử lý đúng cách. Một số cảnh báo thông dụng như:

• “HÀNG ĐÔNG LẠNH - KHÔNG LẬT NGƯỢC”
• “HÀNG DỄ VỠ - GIỮ NGANG”
• “KHÔNG MỞ KHI VẬN CHUYỂN”
• “ƯU TIÊN GIAO NHANH - HÀNG LẠNH”

Nhãn cảnh báo không chỉ giúp nhân viên kho và tài xế chú ý bảo quản đúng, mà còn giúp tránh nhầm lẫn, đảm bảo hàng không bị bỏ sót hoặc xử lý sai trong quá trình trung chuyển.

4. Lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp

Việc lựa chọn đúng phương tiện vận chuyển quyết định đến hiệu quả duy trì nhiệt độ và độ an toàn cho hàng lạnh. Tùy theo loại hàng, thời gian giao nhận và quãng đường vận chuyển, người gửi cần xác định rõ loại xe hoặc thiết bị chuyên dụng để đảm bảo không làm gãy chuỗi lạnh trong suốt hành trình.

4.1 Xe tải lạnh, container lạnh, thùng lạnh xe máy

• Xe tải lạnh: phù hợp với đơn hàng lớn, đường dài, cần duy trì nhiệt độ ổn định. Xe được trang bị máy làm lạnh và bộ điều khiển nhiệt độ chính xác theo từng loại hàng.
• Container lạnh: thường dùng trong vận tải đường biển hoặc các chặng quốc tế, có khả năng điều chỉnh sâu từ -25°C đến +25°C.
• Thùng lạnh gắn xe máy: dành cho giao hàng nội thành, cự ly ngắn; giữ lạnh tạm thời trong 2-4 giờ, phù hợp với thực phẩm, trái cây, sữa hoặc hàng đặt theo đơn lẻ.

Lựa chọn đúng loại phương tiện giúp hạn chế rủi ro về nhiệt độ, tránh tình trạng hàng đông lạnh bị rã đông hoặc hàng mát bị nóng lên khi giao đến tay người nhận.

4.2 Tiêu chí chọn đơn vị vận chuyển hàng lạnh chuyên nghiệp

Đơn vị vận chuyển cần có:

• Xe chuyên dụng với máy lạnh hoạt động ổn định, kiểm soát được nhiệt độ liên tục.
• Kinh nghiệm xử lý hàng lạnh như thực phẩm, dược phẩm, trái cây, đặc sản địa phương.
• Nhân viên được đào tạo, biết quy trình sắp xếp, vận hành máy lạnh và xử lý tình huống khẩn cấp (đá tan nhanh, điện máy lạnh mất…).
• Tư vấn đóng gói và lịch trình giao nhận hợp lý, đảm bảo tối ưu thời gian và tránh thất thoát nhiệt độ không cần thiết.

Không nên chọn những nhà xe không có kinh nghiệm với hàng lạnh, vì chỉ cần một sai sót nhỏ cũng đủ khiến lô hàng bị giảm chất lượng nghiêm trọng.

4.3 Hệ thống kiểm soát nhiệt độ và ghi nhận hành trình

Với các đơn hàng giá trị cao hoặc hàng hóa yêu cầu nghiêm ngặt (như vaccine, hải sản cao cấp), nên yêu cầu đơn vị vận chuyển sử dụng:

• Thiết bị kiểm soát nhiệt độ tự động (data logger)
• Cảm biến ghi nhận thời gian - vị trí - nhiệt độ thực tế
• Báo cáo nhật ký hành trình và điều kiện bảo quản

Những hệ thống này giúp người gửi và người nhận kiểm chứng hàng hóa có được bảo quản đúng yêu cầu không. Đây cũng là cơ sở minh bạch để xử lý khi có tranh chấp phát sinh về chất lượng hàng sau khi giao.

5. Quản lý thời gian và điều phối giao hàng thông minh

Khi vận chuyển hàng lạnh, thời gian chính là yếu tố sống còn, việc chậm trễ chỉ vài giờ hoặc sai lệch trong quy trình điều phối có thể khiến nhiệt độ bảo quản bị phá vỡ, làm hư hỏng toàn bộ hàng hóa. Do đó, kiểm soát chặt chẽ về thời gian và tối ưu lịch trình giao hàng là điều bắt buộc đối với cả người gửi lẫn đơn vị vận tải.

5.1 Lên kế hoạch giao nhận hợp lý

Trước khi vận chuyển, cần thống nhất rõ:

• Thời điểm bắt đầu giao hàng
• Thời gian ước tính đến nơi
• Người nhận có mặt tại điểm giao đúng giờ

Với hàng đi tỉnh hoặc tuyến dài, nên tránh giao hàng vào cuối tuần, ngày lễ hoặc giờ cao điểm dễ kẹt xe. Việc lên kế hoạch trước giúp hạn chế thời gian hàng bị để ngoài môi trường hoặc phải lưu kho trung gian không đảm bảo nhiệt độ.

5.2 Tránh điểm dừng trung gian không cần thiết

Mỗi lần hàng dừng lại, đặc biệt nếu không có thiết bị làm lạnh bổ trợ, là một lần có nguy cơ mất nhiệt. Vì vậy:

• Hạn chế dừng xe tại các trạm không cần thiết
• Tránh trung chuyển qua nhiều kho khác nhau nếu không bắt buộc
• Ưu tiên chuyển phát thẳng (door-to-door) hoặc các tuyến giao hàng lạnh chuyên biệt

Các đơn vị vận tải chuyên nghiệp thường có tuyến đường riêng cho hàng lạnh, hạn chế chia tải với hàng thường, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và bảo vệ chất lượng hàng tốt hơn.

5.3 Đảm bảo người nhận có mặt tại điểm giao

Đây là yếu tố thường bị xem nhẹ nhưng lại cực kỳ quan trọng. Nếu người nhận không có mặt đúng giờ, tài xế phải chờ đợi hoặc mang hàng về kho, khiến hàng tiếp xúc môi trường bên ngoài quá lâu. Đặc biệt với các mặt hàng như:

• Hải sản tươi sống
• Bánh lạnh, sữa, trái cây nhiệt đới
• Dược phẩm, vaccine

Việc giao lại lần 2 không chỉ tốn kém mà còn khiến rủi ro hư hỏng tăng cao. Do đó, cần thông báo trước cho người nhận thời gian giao dự kiến, có thể nhắc trước 1-2 giờ để chủ động sắp xếp.

6. Chuẩn bị phương án xử lý rủi ro khi vận chuyển

Dù đã chuẩn bị kỹ lưỡng, quá trình vận chuyển hàng lạnh vẫn có thể phát sinh những tình huống ngoài ý muốn như mất điện, kẹt xe, hư thiết bị làm lạnh, hoặc tai nạn trên đường. Việc dự phòng các tình huống này không chỉ giúp giảm thiểu tổn thất mà còn đảm bảo chuỗi lạnh không bị gián đoạn nghiêm trọng.

6.1 Chuẩn bị đá lạnh, bao bì và thiết bị dự phòng

Với hàng cần giữ nhiệt độ ổn định trong nhiều giờ, nên:

• Mang theo đá khô hoặc đá gel dư để bổ sung khi cần
• Chuẩn bị thùng giữ nhiệt hoặc túi cách nhiệt dự phòng
• Dự phòng băng keo, túi nilon, màng PE để niêm phong lại khi xảy ra rò rỉ hoặc hỏng bao bì

Điều này đặc biệt cần thiết khi giao hàng vào mùa nắng nóng, hay khi quãng đường dài không có trạm trung chuyển đạt chuẩn.

6.2 Giám sát nhiệt độ bằng thiết bị chuyên dụng (Data Logger)

Thiết bị ghi nhiệt độ (data logger) giúp:

• Theo dõi nhiệt độ hàng hóa trong suốt hành trình
• Lưu lại dữ liệu để đối chiếu khi có sự cố hoặc tranh chấp
• Cảnh báo nếu nhiệt độ vượt ngưỡng cho phép

Đây là công cụ quan trọng với các mặt hàng yêu cầu nhiệt độ nghiêm ngặt như dược phẩm, thực phẩm cao cấp, mỹ phẩm, hóa chất nhạy cảm... Người gửi có thể yêu cầu đơn vị vận tải trang bị thiết bị này để tăng độ an tâm.

6.3 Sử dụng bảo hiểm hàng hóa khi cần thiết

Trong các đơn hàng lớn, có giá trị cao, người gửi nên mua thêm bảo hiểm hàng hóa chuyên biệt cho hàng lạnh, giúp:

• Được bồi thường nếu hàng bị hư hỏng do lỗi vận chuyển
• Giảm thiểu thiệt hại tài chính trong trường hợp bất khả kháng (thiên tai, cháy nổ, tai nạn...)

Đây cũng là yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp của người gửi khi làm việc với khách hàng hoặc đối tác, đặc biệt trong lĩnh vực thực phẩm, y tế, phân phối sản phẩm đông lạnh.

Vận chuyển hàng lạnh không chỉ là giao nhận thông thường mà là cả một chuỗi đảm bảo nhiệt độ nghiêm ngặt. Để tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro, người gửi nên làm việc với các đơn vị vận tải uy tín, chuyên nghiệp, có kinh nghiệm xử lý hàng lạnh trong thực tế.

Nếu bạn đang tìm giải pháp vận chuyển hàng lạnh đáng tin cậy, có hỗ trợ đóng gói, theo dõi nhiệt độ và giao hàng đúng hẹn, hãy liên hệ với Vận tải Quốc Vương để được tư vấn phương án phù hợp, an toàn, tiết kiệm và đúng chuẩn chuỗi lạnh!