Hóa đơn thương mại là gì?

Trong lĩnh vực ngoại thương hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng khi vận hành kinh doanh. Đây là chứng từ quyết định trong mỗi cuộc giao dịch xuất nhập khẩu hàng hóa. Vậy hóa đơn thương mại là gì? Mẫu hóa đơn xuất nhập khẩu như thế nào? Đọc ngay thông tin Vận Tải Quốc Vương tổng hợp dưới đây nhé!

Tìm Hiểu Về Hóa Đơn Thương Mại Là Gì?

Hóa đơn thương mại hay Commercial Invoice (CI) hay được gọi tắt là Invoice là chứng từ quan trọng được sử dụng trong xuất nhập khẩu. Đây là loại giấy tờ được bên bán phát hành cho bên mua nhằm yêu cầu thanh toán số tiền ghi rõ trong hóa đơn. 

Đối với hóa đơn thương mại luôn phải được ghi rõ các mục như: Tổng giá trị hàng hóa, phương thức thanh toán hay vận chuyển… Thông thường CI cần xuất theo nhiều bản để dùng cho nhiều mục đích khác nhau ở trong doanh nghiệp. 

Vai Trò Và Chức Năng Của Hóa Đơn Thương Mại Trong Xuất Nhập Khẩu

Đối với quá trình ngoại thương thì hóa đơn thương mại là giấy tờ không thể thiếu. Đây là loại giấy tờ quan trọng trong mọi cuộc giao dịch trong và ngoài nước.

Vai trò của Invoice là gì?

Trong thương mại thì Invoice là chứng từ bắt buộc nếu như hàng hóa phải xuất nhập khẩu. Không chỉ mang vai trò kế toán giá trị của đơn hàng, Invoice sẽ giúp cho bên mua có thể thanh toán bù trừ hàng hóa. Trong việc tính thuế thu nhập Invoice sẽ đóng vai trò như một căn cứ xác định giá trị hải quan. 

Chức Năng Của Invoice Là Gì?

Invoice Hỗ Trợ Xác Định Giá Hải Quan

Khi nhìn vào hóa đơn thương mại sẽ cho biết được giá trị hải quan của đơn hàng. Từ những số liệu được chỉ rõ trong hóa đơn (Có thể những chi phí bổ sung) sẽ hỗ trợ việc tính đúng thuế xuất nhập khẩu. Ngoài ra còn có những căn cứ rõ ràng được biểu thị như: Số hóa đơn, phương thức thanh toán, ngày tháng năm…

Invoice Trong Thanh Toán

Chức năng chính của hóa đơn chính là chứng từ hợp pháp để bên bán được thanh toán số tiền hàng hóa từ bên mua. Qua thông tin trên giấy tờ này sẽ có đầy đủ những thông tin cần thiết như: Tổng giá trị, giá từng loại hàng, đơn vị tiền tệ,... Đặc biệt không thể thiếu đó là chữ ký và con dấu giữa 2 bên để đảm bảo trách nghiệm thanh toán. 

Invoice Dùng Tính Toán Tiền Bảo Hiểm

Như đã đề cập trong chức năng thanh toán của hóa đơn thương mại, trên đây sẽ có đầy đủ thông tin chi tiết về mỗi loại hàng và giá của nó. Căn cứ vào giá trị sản phẩm sẽ tạo cơ sở cho việc tính toán tiền bảo hiểm.

Nội Dung Của Hóa Đơn Thương Mại Là Gì?

Nội dung của hóa đơn thương mại thường được quy định bắt buộc một số nội dung theo yêu cầu của 2 bên. Tuy nhiên những mẫu hóa đơn thương mại thường có những nội dung chính như sau:

• Bên mua (Importer/Buyer): Bên mua sẽ có những thông tin cơ bản đầy đủ như: tên đơn vị, email, số điện thoại, người đại diện, fax, phương thức thanh toán và thông tin thanh toán…
• Bên bán (Exporter/Seller): Bên bán cũng cần có đầy đủ thông tin tương tự như bên mua.
• Ngày phát hành và số hóa đơn: Đây là thông số bắt buộc giúp người bán sử dụng trong việc khai báo với bên hải quan.
• Phương thức thanh toán: Cần ghi rõ phương thức thanh toán trong giấy từ, ví dụ như: Thanh toán qua chứng từ D/A, D/P hay thanh toán chuyển tiền T/T…
• Mô tả chi tiết về hàng hóa: Đây là thông tin khai báo về tên hàng hóa, tổng số lượng và trọng lượng… Chỉ số này sẽ là căn cứ cho tống giá trị cần phải trả cho hàng hóa. 
• Số tiền có liên quan: Những chi phí phát sinh cần được ghi rõ từng khoản đã chi tiêu trong hóa đơn. Với mỗi khoản được ghi rõ ràng trong từng mục đích chính đáng khác nhau. 
• Một số thông tin liên quan: Đây là những yêu cầu nội dung tham chiếu giữa 2 bên đàm phán với nhau. 

Mục Đích Sử Dụng Hóa Đơn Thương Mại Là Gì?

Mục đích chính của hóa đơn thương mại chính là bằng chứng trên giấy tờ giúp bên bán “Đòi tiền” bên mua. Có nghĩa mỗi một số lượng hàng hóa được bán ra thì bên mua phải trả tiền theo đúng trên hóa đơn đó.

Vì vậy nội dung trên hóa đơn thương mại phải được đảm bảo nội dung như yêu cầu đàm phán 2 bên. Những thông tin quan trọng liên quan đến mã số, ngày tháng và giá trị hàng hóa là căn cứ hợp pháp.

Về mặt hình thức Commercial Invoice khá giống với Packing List hay giấy Chi tiết đóng gói. Vì thế đối với những người chưa quen đọc chứng từ cần phân biệt kỹ điều này. Bởi mỗi loại chứng từ sẽ có những mục đích và chức năng sử dụng khác nhau hoàn toàn. Trong khi Commercial Invoice có chức năng chính là thanh toán và thể hiện giá trị hàng hóa. Thì Packing List lại biểu thị phương thức đóng gói hàng hóa, số lượng và trọng lượng… 

Phân Loại Các Loại Hóa Đơn Thương Mại Tại Việt Nam

Trên thị trường Việt Nam hiện nay có nhiều loại hóa đơn thương mại ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong đó một số loại hóa đơn chính được kể dưới đây:

Proforma Invoice - Hóa Đơn Thương Mại Chiếu Lệ

Như đã nói mục đích chính của hóa đơn thương mại đó chính là chứng từ thanh toán. Tuy nhiên Proforma Invoice lại chỉ mang hình thức của hóa đơn nhưng không nhằm mục đích thanh toán. Sử dụng hóa đơn này để thực hiện các việc dưới đây:

• Là một trong những chứng từ để xin phép thực hiện xuất khẩu hay ghi giấy phép ngoại tệ.
• Proforma Invoice là chứng từ giúp thực hiện thủ tục nhập khẩu hay khai báo hải quan.
• Trong các hội chợ hay triển lãm hóa đơn thương mại chiếu lệ giúp kê khai hàng hóa khi vào một quốc gia nào đó.
• Đóng vai trò như một đơn chào hàng.
• Đối với nước ngoài hay hàng hóa bán theo phương thức đại lý thì Proforma Invoice được gửi kèm theo sản phẩm. 

Loại Hóa Đơn Thương Mại Chi Tiết

Trong phần giải đáp hóa đơn thương mại là gì đã đề cập tới thông tin chi tiết sản phẩm được biểu thị trên giấy tờ. Với vai trò đó hóa đơn thương mại chi tiết đã đảm nhận trách nhiệm cụ thể hơn. Trong đó giấy tờ này sẽ kê khai giá của từng sản phẩm dựa theo quy định của hợp đồng hay L/C. Đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn vận chuyển tới Úc thì hóa đơn này cần phải chú ý đặc biệt. 

Provisional Invoice - Hóa Đơn Thương Mại Tạm Thời

Như cái tên của loại hóa đơn, đây là chứng từ đàm phán giữa 2 người trong khi hóa đơn cuối cùng được xuất. Với loại hóa đơn này sẽ có những thông tin chưa được kê khai như: Giá cả, thông tin hàng hóa, khối lượng hay số lượng hàng… Mặc dù hóa đơn sơ sài chưa rõ thông tin nhưng vẫn được sử dụng trong một số trường hợp dưới đây:

• Với trường hợp lô hàng được chia thành nhiều đợt vì thế hóa đơn sẽ dùng thanh toán cho từng lần nhỏ. Giao dịch thanh toán chính thức sẽ dựa trên lần giao hàng cuối cùng của số lượng hàng.
• Người bán hàng muốn được thanh toán ngay sau khi giao từng đợt hàng. Ngay cả khi hợp đồng quy định thanh toán cần căn cứ vào khối lượng và trọng lượng tại bến.
• Trong quá trình vận chuyển giá cả sẽ có sự thay đổi theo thời điểm. Tỷ lệ giá giảm hay tăng được xác định vào đặc điểm và khối lượng sản phẩm.
• Sau khi hoàn thành việc giao hàng giá của hàng hóa sẽ được xác định tại một thời điểm nhất định.
• Thị trường, sở giao dịch hay thời điểm giao hàng tại địa điểm cuối sẽ là cơ sở xác định giá chính thức. Trong khi giá cả được quy định trên hợp đồng chỉ là tạm tính, sẽ có phát sinh hoặc hao hụt. 

Certified Invoice - Hóa Đơn Thương Mại Xác Nhận

Hóa đơn thương mại xác nhận là chứng từ có chữ ký của phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Đây là yếu tố quan trọng giúp xác định được xuất xứ rõ ràng của hàng hóa. Ngoài ra nó có thể làm giấy chứng nhận xuất xứ hay hóa đơn thanh toán. 

Customs Invoice - Hóa Đơn Thương Mại Lãnh Sự

Căn cứ vào Customs Invoice sẽ tính toán được lệ phí hải quan và giá trị hàng hóa theo thuế. 

Consular Invoice - Hóa Đơn Thương Mại Lãnh Sự

Nếu như hoạt động tại nước ngoài thì đây là giấy tờ của lãnh sự nước ngoài khi mua hay đang làm việc. Ngoài ra hóa đơn thương mại lãnh sự có thể thay thế được giấy chứng nhận xuất xứ của hàng hóa. 

Neutral Invoice - Hóa Đơn Thương Mại Tập Trung

Trong kinh doanh nhiều người thường sử dụng phương thức buôn bán qua trung gian, xuất khẩu hay tạm nhập tái xuất. Điều này có nghĩa trên thực tế người bán không muốn có tên trên hóa đơn. Do đó người bán sẽ sử dụng hóa đơn do người khác ký chứ không phải họ. 

Final Invoice - Hóa Đơn Thương Mại Chính Thức

Hóa đơn thương mại chính thức là căn cứ cuối cùng giúp giá trị tiền hàng được thanh khoản hết. Sau khi lô hàng được giao hoàn tất tổng giá trị đơn hàng sẽ được xác định trên hóa đơn. 

Giới Thiệu Cách Viết Mẫu Hóa Đơn Thương Mại

Tìm hiểu thông tin hóa đơn thương mại là gì sẽ giúp bạn nắm được bản chất của loại giấy tờ này. Vậy thì viết hóa đơn thương mại như thế nào? Thực tế không có khuôn mẫu chính xác, căn cứ theo quy định của từng đơn vị để thực hiện. Dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu mẫu hóa đơn bạn nên tham khảo như sau:

Viết Letterhead

Để không bị dính phải lỗi chứng từ do có sự khác biệt địa chỉ và tên với 59 L/C, bạn nên tự tạo Letterhead khi thanh toán bằng L/C. Thông thường các công ty có mẫu sẵn Letterhead trên giấy A4 khi in hóa đơn. Tuy vậy bạn cần lưu ý khi viết vì Letter sẽ lấy thông tin trường 59 và copy y nguyên.

Cách Viết Số Và Ngày Hóa Đơn

Theo nội dung của L/C tại mục 3, trường 47A quy định chứng từ vận phải bắt buộc phải có ngày phát hành. Ngày ghi trên hóa đơn không được phép trước ngày phát hành L/C. 

Quy định ngày trên hóa đơn là:

• Sau ngày phát hành L/C hoặc trùng.
• Phải trước ngày hết hạn của L/C và ngày xuất trình giấy tờ với ngân hàng.

Đối Với Beneficiary

Chỉ cần sao chép y nguyên tại trường 59 và ghi rõ tên và số tài khoản thụ hưởng, địa chỉ.

Trong Phần Account and Risk Of Messrs

Sao chép thông tin y nguyên tại trường 50.

Phần Port Of Loading

Xem xét và lấy thông tin trong trường 44

Trong nội dung L/C quy định, tên cảng cần được ghi đích danh và hãy chú ý cách ghi hóa đơn như sau:

• Sau tên cảng hãy sử dụng từ “Port” để chứng từ được chính xác nhất. Trong nhiều trường hợp chỉ ghi tên cảng đã có nhiều ngân hàng trả lại chứng từ và không đồng ý.
• Trong nhiều trường hợp sau tên càng thêm “Port” nhưng không ghi tên quốc gia đã bị từ chối. Hãy ghi chính xác thêm tên quốc gia để ngân hàng biết cảng có thuộc quốc gia đó như L/C quy định hay không. 

Đối Với Port Of Discharge

Cần lưu ý các vấn đề giống phần Port Of Loading và lấy thông tin ở trường 44F. 

Viết L/C Ở Hóa Đơn

Theo dõi mục số 4, trường 47A để biểu hiện chứng từ gồm số L/C (thư tín dụng) và hối phiếu.

Trong đó số thư tín dụng được lấy tại trường 20, một số L/C quy định tại trường 46A hoặc 47A. Lưu ý khi lập chứng từ, hãy đọc kỹ quy định về trường 46A sau đó đọc 47A để tổng hợp được quy định đưa ra. 

Trong Điều Kiện Giao Hàng

Bạn hãy đọc kỹ càng phần này tại mục 1, trường 46A.

Về Mô Tả Hàng Hóa

Về phần mô tả hàng hóa hãy sao chép y nguyên tại trường 45A. Với phần này hãy chỉn chu  từng dấu câu để không bị lỗi chứng từ. 

Cần Lưu Ý Gì Khi Làm Hóa Đơn Thương Mại

Hóa đơn thương mại là giấy chứng từ quan trọng trong mỗi cuộc giao dịch. Đối với từng lỗi sai có thể bị từ chối không xét duyệt. Vì thế khi làm hóa đơn cần có những lưu ý đặc biệt để quá trình ngoại thương được thông qua. Tránh kê khai thông tin không chính xác hay gây nhầm lẫn. Việc này sẽ ảnh hưởng tới quá trình thông qua hải quan của hàng hóa. Những lỗi hay gặp trong hóa đơn thương mại như sau:

• Trên hóa đơn không ghi rõ điều kiện giao hàng kèm theo cảng xuất như FOB hay kém tên nhập (CIF).
• Không ghi rõ chi phí phát sinh hay có trường hợp chỉ ghi theo giá của FOB mà bên xuất khẩu lại bán hàng theo giá CIF.
• Những thông tin yêu cầu, ký hiệu, chủng loại, giá, số lượng không được mô tả trong phần thông tin hàng hóa. 

Một Số Mẫu Hóa Đơn Xuất Khẩu Nên Tham Khảo

Lời Kết

Bài viết trên đã tổng hợp chi tiết những thông tin về hóa đơn thương mại là gì. Với những chia sẻ chi tiết Quốc Vương đã đưa ra hy vọng đã mang tới cho bạn đọc những kiến thức bổ ích.