Hàng cồng kềnh là gì? Cách tính cước và đóng gói chuẩn

1. Hàng cồng kềnh là gì?

Trong ngành logistics, hàng cồng kềnh được định nghĩa là loại hàng có kích thước lớn hơn mức trung bình, không dễ xếp chồng, gây tốn diện tích xe hoặc cần thiết bị đặc biệt khi vận chuyển. Một món hàng được xem là cồng kềnh khi trọng lượng quy đổi theo thể tích vượt qua trọng lượng thực.

2. Các loại hàng hóa thường được xem là cồng kềnh

Không phải tất cả hàng to đều là cồng kềnh, nhưng có một số nhóm hàng hóa có nguy cơ cao bị tính cước cồng kềnh, đặc biệt trong vận chuyển đường dài hoặc tuyến cố định. Dưới đây là những mặt hàng cồng kềnh phổ biến:

2.1 Đồ nội thất: ghế sofa, tủ lạnh, bàn lớn

Các món nội thất gia đình thường có kích thước lớn, không thể tháo rời hoặc tháo rời khó khăn. Khi vận chuyển, chúng chiếm nhiều diện tích thùng xe nhưng lại không quá nặng, do đó dễ bị áp dụng cách tính cước cồng kềnh.

2.2 Thiết bị điện máy, công nghiệp: máy in khổ lớn, máy phát điện

Một số loại máy móc công nghiệp hoặc điện máy gia dụng như tủ đông, máy lạnh treo tường, máy photocopy… có thiết kế cồng kềnh, cần xử lý đặc biệt khi vận chuyển để tránh hư hỏng.

2.3 Vật liệu xây dựng: cuộn dây, ống nước, vật tư dài

Cuộn dây điện, ống nước nhựa, sắt hộp dài, cửa nhôm… là những hàng hóa có kích thước vượt quá tiêu chuẩn thông thường, khiến đơn vị vận tải phải tính toán lại không gian xếp hàng.

2.4 Các mặt hàng đóng kiện thùng lớn dù trọng lượng nhẹ

Một số sản phẩm có thể rất nhẹ (như xốp cách nhiệt, lều vải, thùng rỗng) nhưng được đóng kiện lớn để tránh móp méo. Các mặt hàng này khi gửi thường bị tính theo thể tích thay vì cân nặng.

3. Cách tính cước hàng cồng kềnh trong vận chuyển

Đây là phần quan trọng nhất nếu bạn không muốn "vỡ kế hoạch chi phí". Các đơn vị vận tải thường áp dụng công thức quy đổi để đảm bảo chi phí vận hành hợp lý với diện tích xe bị chiếm dụng, dưới đây là những nội dung cách tính cước hàng cồng kềnh trong vận chuyển:

3.1 Công thức quy đổi thể tích sang trọng lượng

Công thức phổ biến nhất là:

(Dài x Rộng x Cao) / Mẫu số quy đổi = Trọng lượng tính cước (kg)

Trong đó:

• Kích thước tính theo đơn vị cm
• Mẫu số thường là 6000, 5000, 4000 theo quy định của phương tiện

Ví dụ: kiện hàng kích thước 120 x 80 x 60 cm
→ Thể tích: 576,000 cm³
→ Trọng lượng quy đổi = 576,000 / 5000 = 115.2 kg

Nếu trọng lượng thực chỉ 60kg thì sẽ tính cước theo 115kg, tức là theo trọng lượng quy đổi.

3.2 Các mức hệ số quy đổi phổ biến

Tùy vào phương tiện vận chuyển, hệ số quy đổi sẽ khác nhau:

• Máy bay: 6000
• Xe tải, container: 4000-5000
• Giao hàng nội thành: tùy thỏa thuận, có thể cố định theo kiện

3.3 So sánh giữa trọng lượng thực và trọng lượng quy đổi

Đơn vị vận tải sẽ áp dụng mức cước cao hơn giữa hai giá trị:

• Nếu trọng lượng thực cao hơn → tính theo kg thật
• Nếu trọng lượng quy đổi cao hơn → tính theo trọng lượng cồng kềnh

Điều này nhằm đảm bảo công bằng, tránh tình trạng hàng nhẹ nhưng chiếm diện tích quá nhiều gây ảnh hưởng đến chi phí chung.

3.4 Các lưu ý khi báo giá hàng cồng kềnh

• Nên cung cấp đầy đủ kích thước và cân nặng thực cho đơn vị vận chuyển
• Nếu hàng có thể tháo rời, nên ghi chú để được hỗ trợ tính cước hợp lý
• Tránh ghi sai số đo vì có thể bị thu phụ phí nếu kiểm tra lại phát hiện chênh lệch

4. Hướng dẫn đóng gói hàng cồng kềnh đúng tiêu chuẩn

Đóng gói hàng cồng kềnh đúng cách giúp tiết kiệm chi phí, đảm bảo an toàn hàng hóa và thuận tiện cho việc bốc xếp. Việc hiểu rõ quy chuẩn, lựa chọn vật liệu phù hợp và thao tác đóng gói đúng kỹ thuật là điều kiện tiên quyết để vận chuyển hiệu quả các loại hàng hóa có kích thước lớn.

4.1 Nguyên tắc cần nắm khi đóng gói hàng cồng kềnh

Hàng cồng kềnh cần được đóng gọn thành khối vuông vức, giảm thiểu các phần lồi lõm để không bị tăng thể tích không cần thiết. Việc sử dụng màng PE, màng co để bọc kín bề mặt ngoài sẽ giúp hàng không bị bụi bẩn, nước mưa thấm vào. Với các mặt hàng dễ vỡ hoặc có giá trị cao, cần chèn thêm mút xốp, đệm mút và khung gỗ bảo vệ ở các cạnh.

4.2 Ưu tiên sử dụng pallet để cố định và dễ vận chuyển

Pallet là công cụ hiệu quả để đóng gói hàng lớn, vì giúp cố định kiện hàng và dễ vận chuyển bằng xe nâng hoặc tay nâng. Hàng nên được đặt chắc chắn trên pallet, sau đó bọc và siết chặt bằng dây đai để không bị xê dịch trong quá trình di chuyển, đặc biệt là trên quãng đường dài.

4.3 Lưu ý khi đo kích thước hàng sau đóng gói

Nhiều người gửi chỉ đo kích thước sản phẩm mà quên rằng cước vận chuyển được tính dựa trên kích thước sau đóng gói. Do đó, cần đo đúng chiều dài, rộng, cao của cả kiện hàng đã được đóng gói hoàn chỉnh, bao gồm cả khung, pallet hoặc lớp vật liệu bảo vệ bên ngoài. Điều này giúp đơn vị vận tải tính toán chính xác cước phí và tránh phụ phí phát sinh.

4.4 Tránh các lỗi thường gặp trong đóng gói

Một số lỗi điển hình như đóng gói quá sơ sài khiến hàng bị méo mó, bung vỡ khi di chuyển; hoặc ngược lại, dùng quá nhiều vật liệu đệm không cần thiết làm tăng kích thước kiện hàng. Tốt nhất, người gửi nên nhờ tư vấn kỹ thuật từ bên vận chuyển hoặc sử dụng dịch vụ đóng gói chuyên nghiệp để tối ưu cả độ an toàn lẫn chi phí.

5. Mẹo tiết kiệm chi phí khi gửi hàng cồng kềnh

Cước phí vận chuyển hàng cồng kềnh thường cao hơn do chiếm nhiều diện tích thùng xe hoặc container. Tuy nhiên, nếu áp dụng đúng cách, người gửi có thể tối ưu chi phí đáng kể mà vẫn đảm bảo an toàn hàng hóa, dưới đây là những giải pháp thiết thực nên cân nhắc.

5.1 Gộp đơn và gom hàng theo tuyến vận chuyển cố định

Thay vì gửi từng món nhỏ lẻ, bạn nên gộp nhiều hàng hóa cùng lúc để tận dụng không gian và chia sẻ chi phí vận chuyển. Việc gom hàng theo tuyến cố định như Tp.HCM đi Hà Nội, Đà Nẵng hoặc Cần Thơ sẽ giúp bạn tiết kiệm vì đơn vị vận tải có thể sắp xếp hàng tối ưu và thường áp dụng mức giá ưu đãi hơn cho khách gửi số lượng lớn.

5.2 Tháo rời sản phẩm để giảm kích thước đóng gói

Một trong những cách hiệu quả nhất để giảm chi phí là tháo rời các bộ phận có thể gỡ bỏ, đặc biệt với hàng nội thất, máy móc hoặc thiết bị công nghiệp. Khi sản phẩm được tháo nhỏ, thể tích đóng gói sẽ giảm đáng kể, từ đó giảm luôn trọng lượng quy đổi. Ngoài ra, hàng tháo rời cũng dễ đóng pallet và sắp xếp hơn.

5.3 Chọn đúng đơn vị vận chuyển có hỗ trợ hàng cồng kềnh

Không phải đơn vị nào cũng chuyên xử lý hàng cồng kềnh. Bạn nên ưu tiên chọn các công ty có tuyến xe lớn, xe chuyên dụng, kho tập kết hoặc dịch vụ vận tải linh hoạt. Những đơn vị này thường có kinh nghiệm sắp xếp hàng hợp lý, giảm diện tích thừa và nhờ đó có thể tính cước ưu đãi hơn cho khách hàng.

5.4 Nhờ tư vấn kỹ thuật trước khi gửi hàng

Nếu bạn không chắc chắn về cách đóng gói hay không biết cách tối ưu chi phí, hãy chủ động liên hệ đơn vị vận chuyển để được tư vấn. Nhiều công ty cung cấp dịch vụ tư vấn miễn phí hoặc hỗ trợ đóng gói trọn gói với chi phí hợp lý. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm tiền mà còn tránh rủi ro khi gửi hàng sai cách dẫn đến hư hỏng hoặc bị từ chối nhận hàng.

Hàng cồng kềnh là một trong những loại hàng “gây đau đầu” nhất khi vận chuyển, do sự phức tạp trong cách tính cước và đóng gói. Tuy nhiên, nếu bạn hiểu rõ khái niệm, nắm vững công thức tính và lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, quá trình gửi hàng sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Đặc biệt, hãy luôn kiểm tra kỹ thông tin về kích thước, chủ động hỏi tư vấn và lựa chọn cách đóng gói phù hợp đó chính là chìa khóa giúp bạn tiết kiệm cả thời gian lẫn chi phí.